Automatisierte ortsbasierte Zeiterfassung (location-based Time Tracking) mit Geofency und iBeacons von Bekupi

07.05.2016

Location-based Time Tracking mit Geofency und iBeacons von Bekupi

Dieser Artikel beschreibt eine Möglichkeit, wie eine ortsbasierte Zeiterfassung umgesetzt werden kann. In der vorgestellten Lösung wird die iOS-App Geofency und iBeacons von der Firma Bekupi verwendet.

Meine Anforderung war Aufenthaltszeiten anhand der Geoposition mit den iPhone einfach und bequem zu erfassen. Bei der Recherche bin ich auf die iPhone-App Geofency gestoßen, die es ermöglicht eine Geopositionen zu speichern und automatisch einen Timer zu starten, sobald man sich an dieser Position oder im Umkreis einer definierten Entfernung dazu befindet. Mich hat es beispielsweise interessiert, wie lange ich täglich im Büro bin. Wer schon mal versucht hat jeden Morgen und Abend daran zu denken die Zeiten zu erfassen weiss, dass man das früher oder später auch mal vergisst.

In der Geofency-App hinterlegt man nun einfach die Position des Bürogebäudes und definiert, dass der Timer gestartet werden soll, sobald man sich im Umkreis von beispielsweise 100m um das Gebäude befindet. Das habe ich eine Weile mit verschiedenen Orten gemacht und fand es sehr interessant, wie lange ich mich wo aufhalte. (z.B. Arbeit, Zuhause, Sport, ...)

Der nächste Schritt war dann, dass es mich interessiert hat, wie lange ich für die Fahrt zu Arbeit durchschnittlich brauche. Man weiss zwar grob, wie lange die Fahrt dauert, aber Staus und ähnliches lässt man oft ausser acht.

Theoretisch kann man sich die Fahrzeit täglich berechnen, indem man die Uhrzeit zu der man den Ort (Zuhause) verlassen hat und die Zeit zu der man in der Firma war zu Rate zieht. Aber das jeden Tag zu machen wird schnell lästig.

Dann bin ich über iBeacons gestolpert. Diese kann man über Bluetooth LE mit dem iPhone verbinden und auch in der Geofency-App hinterlegen, so dass ein Timer gestartet wird, sobald man sich in der Reichweite des Beacons befindet.

Nachdem ich mit verschiedene Beacon angeschaut habe, viel die Entscheidung auf die Beacons von Bekupi.

Der Grund dafür war unter anderem, dass sie aus Deutschland versendet werden und preislich ähnlich liegen, wie die von Estimote, aber sich die Batterien sehr einfach wechseln lassen und die Anfrage bzgl. Batteriewechsel von Bekupi am gleichen Tag beantwortet wurde (Top!)

Seitdem ich die Beacons habe liegt ein Beacon im Auto und sobald ich im Auto sitze, wird der Timer in der Geofency-App gestartet und die Zeit erfasst.

Nach knapp einem Jahr habe ich eine gute Übersicht, darüber wieviel Zeit ich im Auto verbringe und wie oft ich das Auto überhaupt benutze. Und natürlich, wie lange die Fahrzeit zur Arbeit durchschnittlich dauert.

Einen zweiten Beacon habe ich in der Schreibtischschublade in der Firma liegen, um zu sehen, wie lange ich am Rechner sitze. So ist es möglich zwischen Arbeit am Rechner, Meetings und Pausen zu unterscheiden. Man kann sich jetzt natürlich darüber streiten, ob einen die Zahlen weiterbringen. Aber ich finde es auf alle Fälle interessant. Und nach der einmaligen Einrichtung ist die Lösung sehr wartungsarm, d.h. alles läuft im Hintergrund und man muss sich um nichts mehr kümmern.

Zur Batterielaufzeit von Beacon und iPhone kann ich folgendes sagen. Am iPhone konnte ich keine Veränderung feststellen. Die Akkulaufzeit hat sich nicht merklich verändert.

Die Batterie von dem einen Beacon musste ich nach ca. 9 Monaten wechseln. (Man kann wohl die Sendeleistung der Beacons verändern, so dass die Batterielaufzeit länger ist.) Ich habe alles bei den Standardeinstellungen belassen.

Bei den Beacons von Bekupi gibt es eines Reihe von Einstellungsmöglichkeiten, die sich über eine iOS-App setzen lassen. Außerdem gibt es die Möglichkeit verschiedene Dinge über eine Webseite (ControlCenter) zu verwalten. Weitere Informationen dazu gibt es auf der Webseite von Bekupi.

Zu Geofency lässt sich sagen, dass es zahlreiche Darstellungs- und Gruppierungsmöglichkeiten gibt (Tag, Woche, Monat):

Die einzelnen Locations kann man sich auch als eine schöne Landcape-Ansicht anzeigen lassen:

Sehr schön ist, dass die App lebt und es regelmäßig Updates mit neuen Features gibt. D.h. auch, wenn eine neue iOS-Version erscheint, dann wird die App zeitnah nachgezogen, so dass die neuen iOS-Features auch in der App verfügbar sind.

Wenn man Fragen oder Anregungen zu der App hat, kann man diese direkt an den Entwickler schicken, der schnell und freundlich reagiert.

Eine vollständige Liste mit allen Features findet man auf der Webseite von Geofency.